Nebenkostenabrechnung prüfen: Checkliste und Rechner

Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, beim Abrechnungsjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Einwände gegen die Abrechnung müssen spätestens zwölf Monate nach ihrem Zugang beim Vermieter sein. Danach sind sie ausgeschlossen, außer die Verspätung ist nicht selbst verschuldet. Einwände am besten schriftlich, mit Datum und den konkreten Posten.

Umgelegt werden dürfen nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und zu den 17 Kostenarten in § 2 der Betriebskostenverordnung gehören, hier zusammengefasst:

• Grundsteuer und andere laufende öffentliche Lasten
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizung, Warmwasser und verbundene Anlagen
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung von Außenflächen und gemeinsam genutzten Räumen
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude
• Hauswart
• Gemeinschaftsantenne oder Verteilanlage, etwa deren Betriebsstrom
• Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten im Sinne von § 1 der Verordnung

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, also Reparaturen (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Seit dem 1. Juli 2024 gehören auch die laufenden Grundgebühren für Kabelfernsehen nicht mehr zu den Betriebskosten; der Betriebsstrom einer hauseigenen Anlage bleibt umlagefähig (§ 2 Nr. 15 BetrKV).

Ohne andere Vereinbarung werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt; Kosten, die von erfasstem Verbrauch abhängen, nach dem Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei vermietetem Wohnungseigentum gilt ohne andere Vereinbarung der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB).

Zu prüfen: Stehen Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Gesamtfläche und eigene Fläche für jeden Posten in der Abrechnung? Stimmen die Flächen mit dem Vorjahr und dem Mietvertrag überein?

Heizkosten müssen zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum (§ 7 HeizkostenV). Wird entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch abgerechnet, darf der eigene Anteil um 15 Prozent gekürzt werden (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Sind fernablesbare Geräte eingebaut, muss der Vermieter seit 2022 monatlich über den Verbrauch informieren (§ 6a HeizkostenV). Fehlen diese Informationen oder die vorgeschriebenen fernablesbaren Geräte, darf der Anteil um 3 Prozent gekürzt werden (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Eigene Zählerstände helfen beim Abgleich: Wer Wasserzähler, Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums notiert, kann die Verbrauchswerte der Abrechnung nachvollziehen.

Für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2023 teilen sich Mieter und Vermieter die CO₂-Kosten von Heizung und Warmwasser, etwa bei Erdgas, Heizöl oder Fernwärme aus solchen Brennstoffen (Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz). Maßgeblich ist der CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr: Je höher er ist, desto größer der Anteil des Vermieters.

1. Zugang: Kam die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums?
2. Zeitraum: höchstens zwölf Monate, ohne Lücken oder Überschneidungen zum Vorjahr.
3. Kostenarten: nur vereinbarte Betriebskosten nach § 2 BetrKV, keine Verwaltung, keine Reparaturen, keine Kabelgebühren ab Juli 2024.
4. Angaben je Posten: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Gesamtfläche oder Gesamtverbrauch und der eigene Anteil sind nachvollziehbar.
5. Heizung und Warmwasser: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch; Zählerstände plausibel; wenn nötig Kürzung um 15 oder 3 Prozent.
6. CO₂-Kosten: Einstufung des Gebäudes angegeben und der Anteil des Vermieters abgezogen.
7. Vorauszahlungen: alle geleisteten Zahlungen vollständig angerechnet.
8. Vergleich: Kosten je Quadratmeter mit dem Vorjahr und dem Betriebskostenspiegel vergleichen; bei starken Sprüngen nachfragen und Belege einsehen.

Auf Verlangen muss der Vermieter Einsicht in die Belege gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen; er darf sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Einwände am besten schriftlich, mit den konkreten Posten und der Bitte um Belegeinsicht. Beratung bieten Mietervereine und Verbraucherzentralen. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.

Laut Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds (Abrechnungsjahr 2024, veröffentlicht am 18. Dezember 2025) lagen die Betriebskosten im Schnitt bei 2,67 Euro je Quadratmeter und Monat; fallen alle Kostenarten an, bei bis zu 3,68 Euro. Heizung und Warmwasser kosteten im Schnitt 1,32 Euro, in der Spitze 2,18 Euro. Für 70 Quadratmeter sind das im Schnitt rund 2.243 Euro im Jahr. Höhere Werte sind kein Beweis für Fehler, aber ein guter Grund, genauer hinzusehen.