Kurz beantwortet
Bei der Kassenübergabe werden Scheine und Münzen gezählt, der Istbestand mit dem dokumentierten Sollbestand verglichen und Abweichungen festgehalten. Das Protokoll nennt Zeitpunkt, Kasse, Beteiligte sowie Entnahmen oder Wechselgeld. Ein Zählprotokoll ersetzt keine Buchführung und keine Prüfung der geltenden Kassenpflichten.
01Vier Beträge, die getrennt bleiben
Istbestand ist das physisch gezählte Bargeld. Sollbestand ist der erwartete Bargeldbestand laut dokumentierten Vorgängen. Wechselgeld ist der Teil, der für den nächsten Betrieb in der Kasse bleiben soll. Übergebener Betrag ist das, was die andere Person tatsächlich erhält.
Kartenzahlungen gehören nicht als Bargeld in die Zählung. Auch ein Trinkgeldbehälter oder eine separate Handkasse sollte nicht still zum Kassenbestand addiert werden. Die Zuordnung muss zum eigenen betrieblichen Ablauf passen.
02Kassenübergabe Schritt für Schritt
- Zeitpunkt und Kasse festlegen; laufende Vorgänge während der Zählung nach dem eigenen Übergabeprozess behandeln.
- Scheine und Münzen je Stückelung zählen und die Summen berechnen. Ungeprüfte Rollen nicht automatisch als volle Rollen annehmen.
- Den Sollbestand aus dem passenden Abschluss oder den dokumentierten Bargeldbewegungen danebenstellen.
- Differenz prüfen, erneut zählen und belegte Ursachen separat notieren. Eine unbekannte Ursache bleibt unbekannt.
- Wechselgeld, Entnahmen und tatsächlich übergebenen Betrag festhalten; beide Beteiligten prüfen die Übergabe.
03Beispiel mit 300 Euro Wechselgeld
Eine erfundene Kasse beginnt mit 300 Euro. Es kommen 180 Euro Bareinnahmen hinzu, eine dokumentierte Barausgabe beträgt 20 Euro. Damit beträgt der Sollbestand 460 Euro. Kartenzahlungen werden in dieser Rechnung nicht mitgezählt.
| Schritt | Betrag |
|---|---|
| Anfangsbestand | 300,00 € |
| + Bareinnahmen | 180,00 € |
| − Barausgaben | 20,00 € |
| = Sollbestand | 460,00 € |
| Gezählter Istbestand | 458,50 € |
| Differenz: Ist minus Soll | −1,50 € |
| Wechselgeld bleibt | 300,00 € |
| Tatsächliche Entnahme: Ist minus Wechselgeld | 158,50 € |
Die Entnahme beträgt hier 158,50 Euro, nicht die rechnerisch erwarteten 160 Euro. Die fehlenden 1,50 Euro bleiben als Differenz sichtbar. Vor einer Bewertung zuerst nachzählen und Vorgänge prüfen.
04Was gehört ins Übergabeprotokoll?
- Datum, Uhrzeit und eindeutige Kasse oder Einsatzstelle.
- Gezählte Scheine/Münzen, Istbestand, Sollbestand und Differenz.
- Dokumentierte Entnahmen, zurückbleibendes Wechselgeld und übergebene Summe.
- Beteiligte und ihre Bestätigung nach dem vorgesehenen betrieblichen Verfahren.
- Offene Punkte mit Verantwortlichkeit; Korrekturen erhalten, keine Zahlen passend machen.
Der vorhandene Geldzähler erleichtert die Stückelungsrechnung. Kassensturz ist für wiederkehrende eigene Zählungen und Protokolle gedacht. Welche buchhalterischen Unterlagen zusätzlich erforderlich sind, muss getrennt geklärt werden.
Häufige Fragen
Wie berechne ich die Kassendifferenz?
Kassendifferenz = gezählter Istbestand minus dokumentierter Sollbestand. Ein negatives Ergebnis bedeutet, dass weniger Bargeld gezählt wurde als erwartet.
Gehört Kartenzahlung in den Bargeldbestand?
Nein. Eine Kartenzahlung erhöht den physischen Bargeldbestand nicht. Sie wird in den dafür vorgesehenen Zahlungsunterlagen berücksichtigt.
Ist das Übergabeprotokoll ein Kassenbuch?
Nein. Das Übergabeprotokoll dokumentiert einen konkreten Zähl- und Übergabevorgang. Es ersetzt keine erforderliche Buchführung.
Über den Autor
Geschäftsführer
Iron Saleh
NorthProfit UG (haftungsbeschränkt)
Iron Saleh leitet NorthProfit Studio. Er plant, gestaltet und entwickelt die Projekte des Studios und betreibt dessen neun eigene Produkte.
Mit Kassensturz
Kassensturz hilft bei der eigenen Bargeldzählung und dem benötigten Protokoll. Für wiederkehrende Übergaben zuerst den tatsächlichen Zähl- und Exportweg prüfen; das aktuelle Kaufmodell steht im Store.
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