Kassensturz machen: Ablauf und Vorlage

Beim Kassensturz wird das Bargeld in der Kasse vollständig gezählt und mit dem Betrag verglichen, der laut Aufzeichnungen darin sein müsste. So fallen Fehler beim Wechselgeld, vergessene Belege oder fehlende Beträge früh auf.

Für Betriebe mit Bargeld ist das Pflicht: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Nach den Hinweisen der IHK müssen die Aufzeichnungen so geführt sein, dass ein sachverständiger Dritter den Soll-Bestand jederzeit mit dem Ist-Bestand vergleichen kann – die Kassensturzfähigkeit.

• Täglich zum Geschäftsschluss, bei der offenen Ladenkasse ohnehin für den Kassenbericht.
• Beim Schichtwechsel, wenn eine andere Person die Kasse übernimmt.
• Bei Vereinen, Veranstaltungen und Marktständen am Ende jeder Veranstaltung.
• Bei der Kassenprüfung im Verein und bei unangekündigten Prüfungen.

1. Zwei Personen einplanen, wenn möglich: eine zählt, eine schreibt mit.
2. Scheine nach Wert sortieren und zählen, danach volle Münzrollen und lose Münzen je Sorte.
3. Je Sorte Anzahl mal Wert ins Zählprotokoll eintragen und zum Ist-Bestand addieren.
4. Den Soll-Bestand aus Kassenbuch oder Kassenbericht eintragen und die Differenz bilden.
5. Datum, Uhrzeit und Unterschriften ergänzen und das Protokoll zu den Kassenunterlagen legen.

Kleine Differenzen entstehen etwa durch falsch herausgegebenes Wechselgeld. Sie werden mit Betrag und möglichem Grund festgehalten, nicht mit privatem Geld ausgeglichen und nicht durch nachträgliche Änderungen verdeckt. Wiederholte oder größere Differenzen sind ein Anlass, Abläufe und Belege zu prüfen.

Bei der offenen Ladenkasse ohne Kassensystem werden die Tageseinnahmen rückwärts aus dem gezählten Bestand ermittelt. Das Schema nach IHK:

Die Tageseinnahmen werden anschließend nach Steuersätzen getrennt aufgezeichnet. Das Zählprotokoll belegt dabei den gezählten Bestand, mit dem die Rechnung beginnt.