Kassenbuch führen: Regeln und Vorlage

Wer als Gewerbetreibender buchführungspflichtig ist und Bargeschäfte macht, führt mindestens ein Kassenbuch. Dieselben Regeln gelten, wenn Bücher freiwillig geführt werden (§ 146 Abs. 6 AO). Auch ohne Buchführungspflicht sind Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten, wo Aufzeichnungen erforderlich sind (§ 146 Abs. 1 AO); ob dafür ein förmliches Kassenbuch nötig ist, klärt im Zweifel die Steuerberatung.

• Datum jeder Bewegung, in zeitlicher Reihenfolge
• fortlaufende Belegnummer, die auf Quittung, Kassenbericht oder Eigenbeleg verweist
• Buchungstext, zum Beispiel „Tageseinnahmen laut Kassenbericht“ oder „Büromaterial“
• Betrag als Einnahme oder Ausgabe, bei Bedarf mit Steuersatz
• laufender Kassenbestand nach jeder Buchung, beginnend mit dem Anfangsbestand oder Übertrag
• Privatentnahmen und -einlagen sowie Einzahlungen auf das Bankkonto, jeweils mit Beleg

• Täglich: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Laut IHK kann die Aufzeichnung im Einzelfall auch am Morgen des Folgetags erlaubt sein.
• Einzeln, vollständig, richtig und geordnet: jede Bewegung mit eigenem Beleg, ohne Sammelbuchungen aus dem Gedächtnis.
• Nie negativ: Eine Kasse kann nicht weniger als null Euro enthalten. Ein rechnerisch negativer Bestand zeigt, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben zu früh eingetragen wurden, und sollte sofort geklärt werden.
• Kassensturzfähig: Der gezählte Bestand muss jederzeit zum Bestand laut Kassenbuch passen; Differenzen mit Datum und Grund festhalten.
• Korrekturen sichtbar lassen: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Also durchstreichen, lesbar lassen, neu eintragen; kein Tipp-Ex, kein Radieren, keine Seiten entfernen.

Ein Kassenbuch auf Papier ist zulässig, am besten als gebundenes Buch oder fortlaufend nummerierte Blätter. Eine einfache Tabellenkalkulation genügt laut IHK in der Regel nicht, weil sich Einträge nachträglich ohne Kennzeichnung ändern lassen. Kassenbuch-Software sollte Änderungen protokollieren und die Daten während der Aufbewahrungsfrist lesbar halten (§ 146 Abs. 5 AO).

Wer eine elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem nutzt, braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), muss Kunden einen Beleg ausstellen und das System innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme dem Finanzamt elektronisch mitteilen (§ 146a Abs. 1, 2 und 4 AO).

Bei einer offenen Ladenkasse ohne elektronisches System entfällt die Einzelaufzeichnung, wenn Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung verkauft werden (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Dann werden die Tageseinnahmen mit einem Kassenbericht rückwärts aus dem gezählten Bestand ermittelt und als eine Summe ins Kassenbuch übernommen. Wie das geht, zeigt der Ratgeber „Kassensturz machen“ mit Zählprotokoll und Kassenbericht zum Ausdrucken.

Kassenbücher und Kassenberichte als Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege wie Quittungen und Rechnungen acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO): Ein Kassenbuch für 2026 ist also bis Ende 2036 aufzubewahren, ein Beleg aus 2026 bis Ende 2034.