Fahrtenbuch führen: Pflichtangaben und Regeln

Wird ein betriebliches Fahrzeug auch privat genutzt, muss dieser Vorteil versteuert werden. Das Gesetz kennt zwei Wege: pauschal mit 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Monat (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG) oder mit den tatsächlichen Kosten der Privatfahrten. Für den zweiten Weg müssen die Gesamtkosten durch Belege und das Verhältnis der Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden (Satz 3). Für Unternehmer gilt die 1-Prozent-Regel nur, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird.

Arbeitnehmer mit Firmenwagen versteuern bei der 1-Prozent-Regel zusätzlich 0,03 Prozent des Listenpreises je Kilometer Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte und Monat (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG). Für Elektro- und extern aufladbare Hybridfahrzeuge sieht das Gesetz ermäßigte Werte vor.

Das Reiseziel muss so genau sein, dass sich die Fahrt nachvollziehen lässt, in der Regel mit Adresse. Nur Straßennamen, die erst später erläutert werden, reichen nicht. Umwege gehören mit Grund in das Fahrtenbuch, und die Kilometerstände müssen lückenlos aneinander anschließen.

Zeitnah heißt: während der Fahrt oder direkt danach, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis. Geschlossene Form heißt: Die Einträge müssen fortlaufend zusammenhängen und dürfen sich nicht unbemerkt ändern lassen. Ein gebundenes Fahrtenbuch aus dem Handel erfüllt das; lose Blätter und Tabellen, die sich jederzeit überschreiben lassen, in der Regel nicht.

Die nötigen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Verweise auf andere Unterlagen sind nur zulässig, wenn die Geschlossenheit dadurch nicht leidet.

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist erlaubt, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Nach den Hinweisen der Finanzverwaltung gilt es noch als zeitnah geführt, wenn Datum, Kilometerstand und Ziel automatisch erfasst werden und Zweck und Geschäftspartner innerhalb von sieben Kalendertagen nachgetragen werden.

Eine gewöhnliche Tabellenkalkulation erfüllt diese Anforderungen meist nicht, weil sich Einträge unbemerkt ändern lassen.

Ein Beispiel für einen Firmenwagen mit 40.000 Euro Bruttolistenpreis und 20 Kilometern zur ersten Tätigkeitsstätte: 1 Prozent sind 400 Euro im Monat, dazu 0,03 Prozent mal 20 Kilometer, also 240 Euro. Versteuert werden damit 640 Euro geldwerter Vorteil im Monat, unabhängig davon, wie viel tatsächlich privat gefahren wird.

Das Fahrtenbuch lohnt sich vor allem bei wenig Privatfahrten, bei einem hohen Listenpreis im Verhältnis zu den tatsächlichen Kosten oder bei einem weitgehend abgeschriebenen Fahrzeug. Weil die Rechnung vom Einzelfall abhängt, ist ein Blick der Steuerberatung sinnvoll.

• Reiseziel nur als Straßenname oder Firmenkürzel ohne nachvollziehbare Adresse.
• Lücken oder Sprünge zwischen dem Kilometerstand am Ende einer Fahrt und dem Beginn der nächsten.
• Einträge nachträglich gesammelt, etwa am Monatsende oder erst für die Steuererklärung.
• Tabellen ohne Änderungsschutz statt eines gebundenen oder elektronischen Fahrtenbuchs.
• Fehlende Geschäftspartner oder ein zu allgemeiner Zweck wie „Kundentermin“.

Erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht an, wird die private Nutzung in der Regel nach der 1-Prozent-Regel versteuert.