Kilometerpauschale 2026: Dienstreise und Arbeitsweg

Dienstreisen sind beruflich veranlasste Fahrten außerhalb des Arbeitswegs, etwa zu Kunden, Baustellen oder Schulungen. Hier zählt jeder gefahrene Kilometer, hin und zurück. Für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt dagegen die Entfernungspauschale: Sie zählt nur die einfache Entfernung und nur an Tagen, an denen die Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.

Statt der tatsächlichen Kosten dürfen für Dienstreisen pauschale Kilometersätze angesetzt werden, und zwar die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG): 0,30 Euro je Kilometer mit dem eigenen Auto, 0,20 Euro mit anderen motorbetriebenen Fahrzeugen wie Motorrad oder Moped (§ 5 BRKG). Mit einem Firmenwagen gibt es für Dienstreisen keine Kilometerpauschale, weil der Arbeitgeber die Kosten trägt. Bis zu diesen Beträgen darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG); was er nicht erstattet, zählt als Werbungskosten.

Beispiel: 420 dienstlich gefahrene Kilometer im Monat mit dem eigenen Auto ergeben 126 Euro.

Für jeden Arbeitstag, an dem die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird, gibt es 0,38 Euro je vollem Kilometer der Entfernung, gemessen an der kürzesten Straßenverbindung oder einer offensichtlich verkehrsgünstigeren, regelmäßig genutzten Strecke (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Bis 2025 galten für die ersten 20 Kilometer nur 0,30 Euro. Der Höchstbetrag liegt bei 4.500 Euro im Jahr, außer der Weg wird mit dem eigenen oder einem überlassenen Auto gefahren.

Fahrtkosten gehören zu den Werbungskosten. Diese wirken sich erst aus, soweit sie zusammen den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro im Jahr übersteigen (§ 9a EStG), der ohnehin abgezogen wird. Mit 20 Kilometern Arbeitsweg an 220 Tagen liegt die Entfernungspauschale 2026 bereits darüber.

Für die Erstattung von Dienstreisen verlangen Arbeitgeber eine Aufstellung mit Datum, Ziel, Anlass und gefahrenen Kilometern; dieselben Angaben helfen in der Steuererklärung. Wer Fahrten ohnehin in einem Fahrtenbuch erfasst, hat die Werte zur Hand. Was ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthält, steht im Ratgeber „Fahrtenbuch führen“.